Суть легализации и апостиля сводится к тому, что эти официальные процедуры подготавливают документ, выданный на Украине, для действия в иностранном государстве. Это своего рода подтверждение государством того, что документ выдан правомочным органом и имеет юридическую силу на территории Украины.
На сегодняшний день апостиль и легализация являются единственными способами признания юридической силы документа.
Апостиль (от фр. Apostille) – это специальный штамп, проставляемый официальными органами государства на документы, предназначенные для признания за границей. Апостиль относится только к тем странам, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года об отмене требований легализации иностранных официальных документов.
Этот штамп проставляется на некоммерческие документы и может заверять подлинность подписи и качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а в некоторых случаях и подлинность штампа или печати, которая скрепляет документ.
Документ, заверенный штампом апостиль, не требует какой-либо дальнейшей или дополнительной легализации для всех стран-участниц конвенции. В случае если существуют какие-либо правовые основания, в виде межгосударственных соглашений для отдельных стран, апостиль может и не использоваться.
Гаагская конвенция предусматривает и форму апостиля: это должен быть штамп в форме прямоугольника, содержащего в себе следующие пункты:
- Название государства, в котором проставлен штамп.
- Фамилию лица, которое подписало документ, скрепленный апостилем.
- Должность вышеуказанного лица.
- Название учреждения, печатью которого удостоверен документ.
- Название города, в котором был поставлен апостиль.
- Дата, когда был проставлен штамп апостиль.
- Название органа, которым был апостилирован документ.
- Номер апостиля.
- Штамм либо печать того органа, которым был поставлен апостиль.
- А также подпись лица, поставившего штамп апостиль.
Язык штампа апостиль может быть одним из официальных языков Гаагской конвенции (французский и английский), а также национальным языком государства, официальный орган которого поставил апостиль. Обычно надписи на апостиле дублируются на одном из языков Конвенции и национальном.
Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» является обязательным и всегда на французском языке.
Гаагская конвенция предусматривает проставление апостиля как на самом заверяемом документе, так и на отдельном листе, который прикрепляется в конце документа.
Украина является членом Гаагской конвенции, а потому документы, предназначенные для действия в иностранном государстве-члене Конвенции, также нуждаются в проставлении апостиля, как и документы иностранных государств — для предоставления на территории Украины. В нашем государстве апостиль имеет форму штампа, проставляемого на сам документ.
Что касается консульской легализации, то это значительно более сложная процедура, по сравнению с апостилем. Она необходима для признания документов в иностранном государстве, не являющемся членом Гаагской конвенции об отмене требований легализации для иностранных официальных документов 1961 года, а также для государств-противников подписания этой конвенции Украиной. Этот вид легализации предусматривает несколько этапов: заверение в Министерстве юстиции Украины, в Министерстве иностранных дел Украины, в Министерстве образования Украины, а так же легализация в стране, для которой назначается документ.
Консульская легализация может быть использована как для оригиналов документов, так и для их нотариально заверенных копий. Легализация требуется для следующих видов документов:
- справки и свидетельства органов регистрации актов гражданского состояния;
- другие официальные документы, и их нотариальные копии, оформленные Министерством юстиции Украины;
- архивные справки;
- справки и материалы по гражданским, уголовным судебным делам;
- учредительные документы юридических лиц и др.
Стоит так же отметить, что под официальными подразумеваются документы, выданные государственными органами, а также нотариусами и должностными лицами, находящимися под юрисдикцией государства.