Апостиль и легализация

Суть легализации и апостиля сводится к тому, что эти официальные процедуры подготавливают документ, выданный на Украине, для действия в иностранном государстве. Это своего рода подтверждение государством того, что документ выдан правомочным органом и имеет юридическую силу на территории Украины.

На сегодняшний день апостиль и легализация являются единственными способами признания юридической силы документа.

Апостиль (от фр. Apostille) – это специальный штамп, проставляемый официальными органами государства на документы, предназначенные для признания за границей. Апостиль относится только к тем странам, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года об отмене требований легализации иностранных официальных документов.

Этот штамп проставляется на некоммерческие документы и может заверять подлинность подписи и качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а в некоторых случаях и подлинность штампа или печати, которая скрепляет документ.

Документ, заверенный штампом апостиль, не требует какой-либо дальнейшей или дополнительной легализации для всех стран-участниц конвенции. В случае если существуют какие-либо правовые основания, в виде межгосударственных соглашений для отдельных стран, апостиль может и не использоваться.

Гаагская конвенция предусматривает и форму апостиля: это должен быть штамп в форме прямоугольника, содержащего в себе следующие пункты:

  1. Название государства, в котором проставлен штамп.
  2. Фамилию лица, которое подписало документ, скрепленный апостилем.
  3. Должность вышеуказанного лица.
  4. Название учреждения, печатью которого удостоверен документ.
  5. Название города, в котором был поставлен апостиль.
  6. Дата, когда был проставлен штамп апостиль.
  7. Название органа, которым был апостилирован документ.
  8. Номер апостиля.
  9. Штамм либо печать того органа, которым был поставлен апостиль.
  10. А также подпись лица, поставившего штамп апостиль.

Язык штампа апостиль может быть одним из официальных языков Гаагской конвенции (французский и английский), а также национальным языком государства, официальный орган которого поставил апостиль. Обычно надписи на апостиле дублируются на одном из языков Конвенции и национальном.

Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» является обязательным и всегда на французском языке.

Гаагская конвенция предусматривает проставление апостиля как на самом заверяемом документе, так и на отдельном листе, который прикрепляется в конце документа.

Украина является членом Гаагской конвенции, а потому документы, предназначенные для действия в иностранном государстве-члене Конвенции, также нуждаются в проставлении апостиля, как и документы иностранных государств — для предоставления на территории Украины. В нашем государстве апостиль имеет форму штампа, проставляемого на сам документ.

Что касается консульской легализации, то это значительно более сложная процедура, по сравнению с апостилем. Она необходима для признания документов в иностранном государстве, не являющемся членом Гаагской конвенции об отмене требований легализации для иностранных официальных документов 1961 года, а также для государств-противников подписания этой конвенции Украиной. Этот вид легализации предусматривает несколько этапов: заверение в Министерстве юстиции Украины, в Министерстве иностранных дел Украины, в Министерстве образования Украины, а так же легализация в стране, для которой назначается документ.

Консульская легализация может быть использована как для оригиналов документов, так и для их нотариально заверенных копий. Легализация требуется для следующих видов документов:

  • справки и свидетельства органов регистрации актов гражданского состояния;
  • другие официальные документы, и их нотариальные копии, оформленные Министерством юстиции Украины;
  • архивные справки;
  • справки и материалы по гражданским, уголовным судебным делам;
  • учредительные документы юридических лиц и др.

Стоит так же отметить, что под официальными подразумеваются документы, выданные государственными органами, а также нотариусами и должностными лицами, находящимися под юрисдикцией государства.